帳票・台帳類の電子化に関するご提案


当社では、CVT方式の高速スキャナDC−UC6500(モノクロ 100枚/分、カラー 50枚/分スキャン)他、当社保有のスキャナで、帳票の電子データ化サービスを行っております。
平成15年初頭には、税務署に申請していた≪国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請≫が受理され、特殊なソフト・装置等に依存しない当社独自の方法での検索・閲覧そしてプリントアウトサービスをしています。
帳票類という性格上どこまで、詳細な説明ができるか、またご理解頂き実際にご利用頂けるか
(直接個々のお客様の帳票類を扱うことは、会社のプライバシーの問題もあり難しいと思いますので、当社としては、担当会計事務所様の下請けとして、このお仕事をお受け出来ればと思っています。)、解りませんが、以下に当社の帳票類の電子データ化サービスの概要をご説明申し上げます。



当社の電子データ化の手法
手書き及び各種会計ソフトで作成した帳票類をプリントアウトしたもの(紙原稿)をスキャニングして、画像データとして保存します。                          基本的な検索画面を参照 クリックして御参照下さい。          

ビューイングソフトを添付したCD−Rにて保存しますが、このビューイングソフトでは、絶対に保存した帳票の訂正及び削除は出来ません。
また、当社使用の作成ソフトにおいても、訂正及び削除した場合は、画像データなので、その痕跡は、直接紙原稿を訂正・削除するよりもハッキリと判ります。
 インフォビュー・プロパティ画面を参照 クリックして御参照下さい。
区切り
当社使用のシステムソフトは、富士ゼロックス株式会社のDocuWorksというソフトで、作成ソフトであるDocuWorks Desk及びDocuWorks Viewerはライセンス契約の基に取得しています。
                               
 インフォビュー・プレビュー画面を参照クリックして御参照下さい。 / Viewer画面を参照クリックして御参照下さい。

また、ビューイングソフトであるDocuWorks Viewer Lightは、Adobe社の“アクロバットリーダー”同様フリーソフトで、電子化した帳票類と共にCD−Rに入れてありますが、富士ゼロックス株式会社のHPからも無償でダウンロード出来、自由に使用することが出来ます。
どのようなシステムを使用して作成したか、また、そのシステムの操作方法等は、ソフトを立ち上げ、ヘルプを参照及びプリントアウト出来るので、いわゆる“システム関係書類の備付け”の問題もクリヤー出来ると考えます。


当社手法による電子データ化のメリット

当社手法による電子データ化の一番のメリットは、パソコンとプリンタさえあれば、いかなる場所においても閲覧及びプリントアウトが出来るという点です。

例えば、マイクロフィルムにて保存した場合、特別な装置(マイクロフィルムリーダープリンタ等)がなければ閲覧もプリントアウトも出来ません。
また、マイクロフィルムリーダープリンタの導入経費(50万〜300万円位)及び限られた用途及び期間(帳票類の基本的な保存義務期間は7年です。)という事を考慮すると、その採用は、現実的ではないと思います。

また、パソコンの普及により、現在各社各様の会計処理ソフトにて帳票を作成しておりますが、ソフト同士の互換性がなく、どのパソコンでも閲覧及びプリントアウトが出来るかというとそうではありません。
さらに、帳票の保存という事で、各ソフトにはバックアップという機能があり、年度末にその年度の作成帳票類を記録メディア(MO等)に保存しておく訳ですが、後にそのデータを参照する為には、ほとんどの場合、システムがインストールされたパソコンの復旧作業(メーカーに頼むか、メーカーに連絡して自分でやらなければならない)をした後、必要個所を探しプリントアウト、そして現在の状態に戻す為に再度復旧作業をしなければなりません。

確かに帳票類の保存理由は、それが義務付けられている為という事もありますが、本来的には、会社の財産であり今までの取引状態等が寸時にそして明確に判る帳票類を活用して、将来に役立たせる為だと思います。

しかし、現実には、当社の現状を例にとりますと、1年分の帳票類が、茶箱1個分となる為(7年間保存の為、茶箱が、7〜9個必要となります。)例えば、以前の納入単価を知る為には、茶箱の中の帳票類をかき分けて見つけ出すという具合です。

これが電子データ化された場合、1年分が1枚のCD−R(実際には、CD−Rの容量の10分の1くらいのデータ量で済みます)で収まります。
また、前述した通り、どのパソコンでも閲覧出来るので、仕入単価や納入単価を知りたい場合が多々ありますが、情報の共有化の面から、営業・業務・その他各課においても役立つ情報がすぐに手に入る状態になります。
もちろん共有化したくない情報については、セキュリティ機能により、パスワードを打ち込まないと閲覧出来なくする事も出来ます。(セキュリティの設定方は4種類あり、閲覧の禁止はもちろん編集の禁止・印刷の禁止・転記の禁止・アノテーション編集の禁止等が出来ます。
               基本的な検索画面を参照 クリックして御参照下さい。



上記説明で、すべてご理解頂くことは難しく、もちろん今後もよりよい手法にて帳票のデータ化
サービスを拡充していこうと思います。お気づきの点また、お問合せ等ございましたら、ご連絡
の上、是非ご利用頂ければと思います。


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